Ochrana osobných údajov

Tieto zásady ochrany osobných údajov sa vzťahujú na webovú aplikáciu Ptrack dostupnú na doméne ptrack.app (vrátane subdomén, napr. id.ptrack.app) a na mobilnú aplikáciu Ptrack distribuovanú prostredníctvom obchodu Google Play (spoločne ďalej len „služba Ptrack“).

1. Základné ustanovenia

Prevádzkovateľ (správca) Vašich osobných údajov podľa článku 4 bod 7. Nariadenia Európskeho parlamentu a rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb v súvislosti so spracovaním osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov (ďalej len GDPR) je spoločnosť: Trinetus s.r.o., Farská 1342/50, 949 01 Nitra, IČO: 50 493 272

Kontaktné údaje správcu (Prevádzkovateľa) sú:

E-mail: info@trinetus.com
Telefón: +421 948 876 667 (konateľ)

Čo je osobný údaj?

Osobnými údajmi sú údaje týkajúce sa identifikovanej fyzickej osoby, alebo identifikovateľnej fyzickej osoby, ktorú možno identifikovať priamo alebo nepriamo, najmä na základe všeobecne použiteľného identifikátora, iného identifikátora ako je napríklad meno, priezvisko, identifikačné číslo, lokalizačné údaje, alebo online identifikátor, alebo na základe jednej alebo viacerých charakteristík alebo znakov, ktoré tvoria jej fyzickú identitu, fyziologickú identitu, genetickú identitu, psychickú identitu, mentálnu identitu, ekonomickú identitu, kultúrnu identitu alebo sociálnu identitu.

Čo je spracúvanie osobných údajov?

Spracúvaním osobných údajov je spracovateľská operácia alebo súbor spracovateľských operácií s osobnými údajmi alebo súbormi osobných údajov, najmä získavanie, zaznamenávanie, usporadúvanie, štruktúrovanie, uchovávanie, zmena, vyhľadávanie, prehliadanie, využívanie, poskytovanie prenosom, šírením alebo iným spôsobom, preskupovanie alebo kombinovanie, obmedzenie, vymazanie, bez ohľadu na to, či sa vykonáva automatizovanými prostriedkami alebo neautomatizovanými prostriedkami.

Prevádzkovateľ (Správca) nemá povinnosť vymenovať/určiť Zodpovednú osobu.

2. Naša rola: prevádzkovateľ a sprostredkovateľ

Služba Ptrack je viacužívateľský (multi-tenant) systém na správu firmy – fakturáciu, úlohy, evidenciu klientov a zamestnancov. Pri spracúvaní osobných údajov vystupujeme v dvoch rozdielnych rolách:

a) Trinetus ako prevádzkovateľ – pri údajoch, ktoré spracúvame vo vlastnom mene:

• údaje o používateľskom účte a zákazníkovi (registrácia, prihlásenie, fakturácia za službu),
• technické a bezpečnostné údaje (logy, IP adresy),
• komunikácia so zákazníckou podporou.

b) Trinetus ako sprostredkovateľ – pri údajoch, ktoré do služby Ptrack vloží náš zákazník (tenant) v rámci svojej vlastnej činnosti, napríklad:

• kontaktné a fakturačné údaje jeho klientov a obchodných partnerov,
• údaje o jeho zamestnancoch,
• obsah faktúr, úloh, poznámok a dokumentov,
• údaje o bankových transakciách načítané cez bankové API (napr. Fio banka) na pokyn zákazníka.

Pri týchto údajoch je prevádzkovateľom náš zákazník a Trinetus ich spracúva výlučne na jeho pokyn, na základe zmluvy o spracúvaní osobných údajov podľa čl. 28 GDPR, ktorá je súčasťou zmluvných podmienok služby Ptrack. Ak ste dotknutou osobou, ktorej údaje do systému vložil náš zákazník, so žiadosťou o uplatnenie svojich práv sa obráťte priamo na neho; pri vybavení Vašej žiadosti mu radi poskytneme súčinnosť.

Zvyšok týchto zásad sa týka predovšetkým údajov, pri ktorých vystupujeme ako prevádzkovateľ.

3. Zdroje a kategórie osobných údajov

Prevádzkovateľ spracováva osobné údaje (priamo od Vás) ktoré ste mu poskytli pri registrácii a používaní služby Ptrack, alebo osobné údaje ktoré získal na základe poskytovania služby: Vaše identifikačné a kontaktné údaje a údaje nevyhnutné na plnenie zmluvy.

Údaje o účte a zákazníkovi:

• meno a priezvisko, e-mailová adresa, telefónne číslo,
• profilová fotografia (ak si ju nahráte),
• prihlasovacie údaje (heslo ukladáme výlučne vo forme kryptografického hashu),
• fakturačné údaje zákazníka (obchodné meno, sídlo, IČO, DIČ, IČ DPH),
• údaje o platbách za službu a fakturačná história.

Technické údaje:

• IP adresa, dátum a čas prístupu, typ prehliadača a operačného systému,
• systémové a bezpečnostné logy (prihlásenia, dôležité akcie v systéme),
• pri mobilnej aplikácii: model zariadenia, verzia OS, verzia aplikácie, identifikátor inštalácie, záznamy o chybách aplikácie (crash logy).

Údaje spracúvané mobilnou aplikáciou na základe povolení:

• Notifikácie: na doručovanie upozornení zo systému (napr. nové úlohy, splatné faktúry). Notifikácie sa doručujú prostredníctvom služby Firebase Cloud Messaging, pričom sa spracúva push token zariadenia.

PIN kód a biometrické overenie, ktorými je možné mobilnú aplikáciu uzamknúť, sa spracúvajú výlučne lokálne na Vašom zariadení a prevádzkovateľovi sa neprenášajú.

Služba Ptrack nie je určená osobám mladším ako 16 rokov a vedome nespracúvame osobné údaje detí.

4. Zákonný dôvod a účel spracovania

Zákonným dôvodom spracovania je:

• Plnenie zmluvy medzi Vami a prevádzkovateľom podľa článku 6 ods. 1 písmeno b) GDPR
• Plnenie zákonných povinností prevádzkovateľa podľa článku 6 ods. 1 písmeno c) GDPR (najmä v oblasti účtovníctva a daní)
• Oprávnený záujem prevádzkovateľa na zabezpečení služby a poskytovaní priameho marketingu podľa článku 6 ods. 1 písmeno f) GDPR
• Váš súhlas so spracovaním osobných údajov na účely poskytovania priameho marketingu podľa článku 6 ods. 1 písmeno a) GDPR

Účelom spracovania osobných údajov je:

• Zriadenie a vedenie používateľského účtu, poskytovanie služby Ptrack a výkon práv a povinností vyplývajúcich zo zmluvného vzťahu medzi Vami a prevádzkovateľom. Pri registrácii sú vyžadované osobné údaje nevyhnutné pre poskytovanie služby (meno, e-mail, fakturačné údaje), podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia (s tým súvisí aj následné uskutočnenie platby, poskytovanie služby, vybavovanie reklamácie a pod.); spracúvanie osobných údajov zákazníka prebieha bez súhlasu zákazníka, nakoľko právnym základom spracúvania jeho osobných údajov na účely plnenia zmluvy je konkrétna zmluva uzavretá na diaľku medzi zákazníkom a prevádzkovateľom. Poskytnutie osobných údajov je nevyhnutná požiadavka na uzatvorenie a plnenie zmluvy, bez poskytnutia osobných údajov nie je možné zmluvu uzavrieť či zo strany prevádzkovateľa plniť jej podmienky.
• Vedenie účtovníctva a plnenie ďalších zákonných povinností.
• Zabezpečenie prevádzky a ochrany služby Ptrack (logovanie, prevencia zneužitia, riešenie incidentov).
• Zasielanie informácií o novinkách a zmenách služby Ptrack a činenie ďalších marketingových aktivít.

Zo strany prevádzkovateľa nedochádza k automatizovanému individuálnemu rozhodovaniu v zmysle článku 22 GDPR. Osobné údaje nepoužívame na profilovanie ani na reklamné účely tretích strán.

5. Doba uchovávania

Prevádzkovateľ uchováva osobné údaje:

• Po dobu nevyhnutnú k výkonu práv a povinností vyplývajúcich zo zmluvného vzťahu medzi Vami a prevádzkovateľom a uplatňovania nároku vyplývajúceho z týchto zmluvných vzťahov.
• Po dobu než je odvolaný súhlas so spracovaním osobných údajov pre účely marketingu
• Po uplynutí doby uchovávania osobných údajov ktorá vyplýva zo zákona č. 395/2002 Z. z. Zákon o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov prevádzkovateľ osobné údaje vymaže.

6. Zrušenie účtu a vymazanie údajov

O zrušenie používateľského účtu a vymazanie svojich osobných údajov môžete požiadať e-mailom na adrese info@trinetus.com, a to z e-mailovej adresy priradenej k účtu.

Po overení žiadosti účet zrušíme a osobné údaje vymažeme v súlade s bodom 5 (Doba uchovávania). Ak je účet súčasťou firemného tenanta, o zrušení celého tenanta rozhoduje jeho vlastník (náš zákazník).

7. Príjemcovia osobných údajov

Kto je príjemca?

Príjemcom je každý, komu sa osobné údaje poskytnú bez ohľadu na to, či je treťou stranou. Za príjemcu sa nepovažuje orgán verejnej moci, ktorý spracúva osobné údaje na základe osobitného predpisu.

Osobné údaje sprístupňujeme iba nasledujúcim kategóriám príjemcov:

• Hetzner Online GmbH (Nemecko/Fínsko, EÚ) – prevádzka serverovej infraštruktúry, na ktorej je služba Ptrack hostovaná.
• Banky zákazníka (napr. Fio banka, a.s.) – výlučne pri aktivovanej bankovej integrácii, keď na pokyn zákazníka načítavame údaje o transakciách cez API jeho vlastného bankového účtu.
• Seznam.cz, a.s. (Česká republika, EÚ) – poskytovateľ e-mailových služieb pre doménu ptrack.app; prostredníctvom neho doručujeme systémové notifikácie a servisné e-maily služby Ptrack.
• Poskytovateľ SMTP servera zvolený zákazníkom – výlučne pri odosielaní vlastných e-mailov zákazníka (napr. fakturačných) cez SMTP server, ktorý si zákazník nastavil pre svoju organizáciu; tohto príjemcu si určuje zákazník sám.
• Google Ireland Ltd. / Google LLC – pri mobilnej aplikácii na doručovanie push notifikácií (Firebase Cloud Messaging) a pri webovej aplikácii na webovú analytiku (pozri bod 11), iba ak ste s ňou súhlasili.
• Orgány verejnej moci, ak to prevádzkovateľovi ukladá zákon.

Osobné údaje sú uložené na serveroch v Európskej únii. Prevádzkovateľ neposkytuje, nezverejňuje a nesprístupňuje osobné údaje do tretích krajín; výnimkou sú uvedené služby spoločnosti Google, ktoré prebiehajú výlučne na základe primeraných záruk podľa kapitoly V GDPR (rozhodnutie o primeranosti – EU-U.S. Data Privacy Framework, resp. štandardné zmluvné doložky).

8. Podmienky zabezpečenia osobných údajov

Prevádzkovateľ prehlasuje, že prijal vhodné personálne, technické a organizačné opatrenia k zabezpečeniu ochrany osobných údajov.

Prevádzkovateľ prijal technické opatrenia na zabezpečenie dátových úložísk a úložísk osobných údajov v spisovej podobe.

Prevádzkovateľ prehlasuje, že k osobným údajom majú prístup výlučne ním poverené osoby.

V rámci služby Ptrack ide najmä o tieto opatrenia:

• šifrovanie komunikácie protokolom TLS (HTTPS) na všetkých doménach služby,
• ukladanie hesiel výlučne vo forme kryptografického hashu,
• oddelenie údajov jednotlivých zákazníkov (tenantov) a riadenie prístupových práv na úrovni rolí,
• nepretržitý monitoring infraštruktúry a pravidelné bezpečnostné aktualizácie,
• pravidelné zálohovanie.

9. Vaše práva

Za podmienok stanovených v GDPR máte:

• Právo na prístup k svojim osobným údajom podľa čl. 15 GDPR
• Právo na opravu osobných údajov podľa čl. 16 GDPR
• Právo na obmedzenie spracúvania podľa čl. 18 GDPR
• Právo na výmaz podľa čl. 17 GDPR
• Právo namietať podľa článku 21 GDPR
• Právo na prenesenie osobných údajov podľa článku 20 GDPR
• Právo odvolať súhlas (elektronicky, alebo na korešpondenčnú adresu)
• Právo podať sťažnosť úradu na ochranu osobných údajov v prípade, že sa domnievate, že došlo k porušeniu vašich práv na ochranu osobných údajov.

10. Ako môžete naplniť svoje práva?

a. Právo na prístup k údajom

Máte právo vedieť, či spracúvame Vaše osobné údaje. Pokiaľ ich spracúvame, môžete nás požiadať o prístup k nim. Na základe Vašej žiadosti vydáme potvrdenie s informáciami o spracúvaní Vašich osobných údajov. Žiadosť môžete podať elektronicky, na emailovú adresu: info@trinetus.com alebo poštou na korešpondenčnú adresu: Farská 1342/50, 949 01 Nitra.

b. Právo na opravu

Máte právo na to, aby Vaše osobné údaje, ktoré spracúvame, boli správne, úplné a aktuálne. Pokiaľ sú Vaše osobné údaje nesprávne alebo neaktuálne, môžete nás požiadať o opravu alebo doplnenie a to elektronickou formou na emailovú adresu info@trinetus.com alebo poštou na korešpondenčnú adresu: Farská 1342/50, 949 01 Nitra. Väčšinu údajov o účte si viete opraviť aj priamo v nastaveniach služby Ptrack.

c. Právo na vymazanie

Za určitých okolností máte právo, aby sme Vaše osobné údaje vymazali. O vymazanie Vašich údajov nás môžete požiadať kedykoľvek. Vaše osobné údaje vymažeme, ak:

• už vaše osobné údaje nepotrebujeme pre účel, na ktorý ste nám ich poskytli,
• odvoláte svoj súhlas,
• namietate voči spracúvaniu vašich osobných údajov,
• spracúvame Vaše osobné údaje nezákonne,
• osobné údaje musia byť vymazané, aby sa tým splnila zákonná povinnosť,
• ak ste dieťa, príp. rodič dieťaťa, ktoré súhlasilo so spracúvaním osobných údajov cez internet.

d. Právo na obmedzenie spracúvania

Môžete nás požiadať, aby sme obmedzili spracúvanie vašich osobných údajov. Pokiaľ Vašej žiadosti vyhovieme, Vaše osobné údaje budeme iba uchovávať a ďalej s nimi pracovať nebudeme. K obmedzeniu spracúvania Vašich údajov dôjde, ak:

• nám oznámite, že Vaše osobné údaje sú nesprávne, a to až dokým neoveríme ich správnosť,
• spracúvame Vaše osobné údaje nezákonne, avšak Vy nesúhlasíte s ich vymazaním a na miesto toho žiadate, aby sme spracúvanie Vašich osobných údajov len obmedzili,
• Vaše údaje už nepotrebujeme, ale potrebujete ich Vy na preukázanie, uplatňovanie alebo obhajovanie svojich práv,
• namietate voči spracúvaniu Vašich osobných údajov, a to až kým neoveríme, či naše oprávnené záujmy prevažujú nad vašimi dôvodmi.

e. Právo na prenosnosť údajov

Máte právo žiadať, aby sme Vám poskytli Vaše osobné údaje v elektronickej forme (napr. súbor XML alebo CSV), ktorá Vám umožní ľahko si preniesť údaje do inej spoločnosti. Tiež nás môžete požiadať, aby sme Vaše osobné údaje preniesli vybranej spoločnosti priamo my. Vašej žiadosti vyhovieme v prípade, že ste nám osobné údaje poskytli priamo Vy a spracúvame ich na základe Vášho súhlasu alebo na základe zmluvy.

f. Právo namietať

Máte právo namietať, že spracúvame Vaše osobné údaje. Ak Vaše osobné údaje spracúvame v nasledovných prípadoch:

• z dôvodu nášho oprávneného záujmu,
• vytvárania zákazníckeho profilu,
• môžete namietať ich spracúvanie, ak máte na to osobné dôvody.

Ako môžete tieto práva vykonávať?

S Vašou žiadosťou sa môžete na nás obrátiť niektorým z týchto spôsobov:

E-mailom: info@trinetus.com alebo poštou na korešpondenčnú adresu: Farská 1342/50, 949 01 Nitra.

V prípade, že sa domnievate, že došlo k porušeniu Vašich práv na ochranu osobných údajov máte právo podať sťažnosť dozornému orgánu ktorým je Úrad na ochranu osobných údajov na adrese

Hraničná 12
820 07 Bratislava 27
Slovenská republika

Identifikačné údaje:

IČO: 36064220
DIČ: 2021685985

Sekretariát úradu:
Telefón:  +421 2 3231 3214
E-mail:  statny.dozor@pdp.gov.sk

Podateľňa:
pondelok – štvrtok:  8:00 – 15:00
piatok:  8:00 – 14:00

11. Zásady používania súborov cookies

Čo sú súbory cookies?

Súbory cookies sú malé súbory sťahované do Vášho zariadenia, ktoré umožňujú fungovanie webovej aplikácie a zapamätanie si Vašej relácie.

Súbory cookies, ktoré nastavujeme

Technicky nevyhnutné súbory cookies – webová aplikácia ptrack.app používa súbory cookies, bez ktorých služba nemôže fungovať:

Technicky nevyhnutné súbory cookies nepodliehajú súhlasu.

Analytické súbory cookies – na webe ptrack.app môžeme používať nástroje na meranie návštevnosti a zlepšovanie služby (napr. Google Tag Manager / Google Analytics). Analytické súbory cookies nasadzujeme iba s Vaším súhlasom, ktorý môžete udeliť a kedykoľvek odvolať prostredníctvom cookie lišty.

Marketingové ani reklamné súbory cookies tretích strán nepoužívame. Mobilná aplikácia Ptrack nepoužíva súbory cookies ani nástroje na meranie návštevnosti.

Nastaveniu súborov cookies môžete zabrániť úpravou nastavení vo Vašom prehliadači. Berte na vedomie, že zakázanie technicky nevyhnutných súborov cookies znemožní prihlásenie a používanie služby Ptrack.

Kde nás môžete kontaktovať?

Ak máte akékoľvek pripomienky, otázky či žiadosti týkajúce sa používania Vašich osobných údajov, alebo ak máte akúkoľvek otázku týkajúcu sa tohto vyhlásenia o ochrane osobných údajov a súboroch cookies, kontaktujte nás na e-mailovej adrese: info@trinetus.com. Vaše otázky a návrhy týkajúce sa tohto vyhlásenia uvítame.

Tieto zásady nadobúdajú účinnosť dňom 7. augusta 2026.